Procedimento tão comum e necessário nas empresas, a escrituração contábil nem sempre é realizada da forma correta por empreendedores ou colaboradores responsáveis, embora seja a partir dela que se torna possível fazer o balanço de todo estabelecimento.
A escrituração contábil e fiscal é uma reunião de documentos de todas as movimentações realizadas pela empresa durante o mês calendário, inclusive as que envolvam o Departamento Pessoal. Para que o procedimento seja feito correto, todas as operações devem ser inclusas e lançadas: compras,vendas, pagamento de fornecedores, recebimentos e pagamentos em atraso, impostos, salários, pró-labore e benefício a funcionários.
A transformação de todos esses dados em relatórios contábeis permite ao contador formule relatórios aptos para serem analisados de modo financeiro e administrativo por meio de um balanço Patrimonial. A qualidade do balanço está diretamente ligada à qualidade dos documentos enviados pelo empresário e dos responsáveis da empresa. E é aí que surge outro papel fundamental da escrituração: as informações nela contidas serão também utilizadas em negociações ou cadastros do estabelecimento junto a clientes, fornecedores e outras instituições, principalmente bancos.
A empresa deve definir alguns processos para controlar sua vida financeira, como a separação das despesas do proprietário, compras sempre com notas fiscais e sem gastos e vendas que não possam ser comprovados no balanço. Organizar os procedimentos internos e dispor do serviço de um contador que possa orientar quanto a isso são imprescindíveis para que a qualidade das informações prestadas seja garantida.